Manajemen Proyek & Resiko

1.     Profesi Dan Sertifikasi Manajemen Proyek

Sertifikasi manajemen proyek Adalah proses penilaian untuk mendapatkan pengakuan terhadap klasifikasi dan kualifikasi atas kompetensi dan kemampuan tenaga ahli/profesi dibidang jasa layanan sesuai dengan yang tercantum didalam sertifikat atau lampirannya. Sertifikat Kompetensi berlaku untuk 3 (tiga) tahun dan dapat diperbaharui/diperpanjang dengan persyaratan dan ketentuan yang berlaku.

Profesi manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

Profesi managemen proyek juga harus memiliki berbagai attribute, seperti :

·         Body of Knowledge

Body of knowledge (BOK) adalah attribute yang berkaitan dengan konsep dan prinsip unik profesi yang bersangkutan.

·         Kode etik

Atribute ini umumnya dimiliki oleh setiap macam profesi, untuk dipakai sebagai pegangan/petunjuk yang berkaitan denga tingkah laku yang benar bagi profesi yang bersangkutan.

·         Standard of Entry

Atribut ini menetapkan standar minimum bagi mereka yang dapat diakui sebagai pemegang/pemilik profesi yang bersangkutan.

·         Organisai yang mendukung

Badan ini memberikan pimpinan, merumuskan standar, melakukan penelitian dan berfungsi sebagai pusat komunikasi dan koordinasi bagi mereka yang berkepentingan dengan profesi yang sedang dikembangkan.

2.     Hal yang mempengaruhi dalam membantu & memperburuk suatu proyek

·         Hal yang dapat mempengaruhi untuk membantu dalam proyek:

1)      Transparansi Biaya = transparansi biaya sangat membantu kelancaran suatu proyek, sehingga yang mengerjakan proyek dan yang memberi dana akan bisa mempercayai satu sama lain.

2)      Kerja Tim = kerja tim dalam suatu proyek sangat diperlukan karena dapat mempermudah dalam pengerjaan proyek.

3)      Komunkasi = selain kerja tim yang baik komunikasi yang baik juga diperluka dalam suatu proyek, tidak dengan satu tim saja tetapi dengan tim atau divisi yang lain.

·         Hal yang dapat mempengaruhi untuk memperburuk dalam proyek:

1)      Korupsi = karna korupsi atau tidak transparan nya keuangan akan memeperburuk kinerja proyek

2)      Tidak Displin = karna tidak displin akan memperburuk kinerja proyek

3)      Egois = karna egois akan memperburuk kinerja proyek

3.     Proses proyek Communication Management

·         Perencanaan komunikasi

Menentukan informasi dan komunikasi kebutuhan para pemangku kepentingan.

·         Distribusi Informasi

Membuat informasi yang diperlukan tersedia untuk para pemangku kepentingan proyek tepat pada waktunya.

·         Pelaporan Kinerja

Pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja, termasuk laporan, proses pengukuran, dan perencanaan.

·         Mengelola Pemangku kepentingan

Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari stakeholder proyek dan untuk menyelesaikan masalah.

4.     Sumber resiko dalam suatu proyek TI

Resiko merupakan Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak

akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.

Pelaksannan pengelolaan resiko tetap merupakan tanggung jawab dari tim kerja atau petugas yang melaksanakan fungsi-fungsi tersebut,oleh karena itu suatu manajemen informasi wajib memastikan pemantauan yang memadai dan pealporan mengenai aktivitas terkait informasi dan resikonya

Jenis resiko :

- Teknologi : pengiriman perangkat yang terlambat, banyaknya report tentang error.

- SDM : moral yang rendah, situasi tim, kekosongan pekerjaan.

- Organisasi : situasi system organisasi.

Dampak atau pengaruh yang ditimbulkan dapat berupa :

a) Nilai unjuk kerja dari sistem yang dikembangkan

b) Biaya yang dikeluarkan oleh suatu organisasi yang mengembangkan teknologi informasi

c) Dukungan pihak manajemen terhadap pengembangan teknologi informasi

d) Jadwal waktu penerapan pengembangan teknologi informasi.

5.     Rangkuman Materi 12 kelompok

1)      Pengenalan Manajemen Proyek

·         Pengertian Manajemen

            Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

·         Pengertian Proyek

            Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil      yang unik.Proyek berakhir ketika tujuannya tercapai, atau proyek telah diakhiri. Proyek bisa besar           atau kecil dan memerlukan waktu singkat atau lama untuk diselesaikan

·         Manajemen Poyek

            Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian,        pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek

2)      Konteks Manajemen Proyek dan Teknik Informatika

Proyek adalah usaha terkordinasi , menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan         keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu.

·         Kerangka Organisasi

           “Pemahaman akan organisasi (politis,budaya & orang yg menentang proyek) sangat berpengaruh     pada keberhasilan proyek”.

           Empat jenis kerangka organisasi :

           1. Struktural

           2. Sumber daya manusia

           3. Politis

           4. Simbolik

·         Kerangka Struktural

           Kerangka ini menekankan pada struktur organisasi (umum digambarkan dalam bagan organisasi)     Berfokus pada kelompok-kelompok dan tanggung jawabnya sangat rasional dan berfokus pada         koordinasi dan pengendalian.

·         Kerangka SDM

           Kerangka ini berfokus pada keharmonisan antara kebutuhan-kebutuhan organisasi dan         kebutuhan-kebutuhan “orangnya”. Kelemahan kerangka ini adalah rentan terhadap “konflik    kepentingan” pribadi atau kelompok.

·         Kerangka Simbolis

           Berfokus pada simbol dan makna. Apa makna dari sebuah peristiwa di dalam organisasi      merupakan hal yang lebih penting dibandingkan apa yang benar benar terjadi.

           contoh : bagaimana cara seseorang berpakaian? Biasanya sangat erat kaitannya dengan budaya        organisasi tsb.

3)      Grup Proses Manajemen Proyek

            Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu   dengan yang lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses.

            Dalam Manajemen proyek terdapat 5 grup proses :

            a. Inisiasi

            Merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan.

            b. Perencanaan Proyek

            Mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas aktivitas yang        dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah       disepakati.

            c. Eksekusi

            Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana             keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara   keduanya tidak terselesaikan.

            d. Kontrol

            Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya    penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

            e. Akhir

            Melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.

4)      Proyek Manajemen Integrasi

            Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa     berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar. Ini meliputi membuat pilihan antara        tujuan dan alternatif  untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan stakeholder.

            Gambaran proses utama manajemen integrasi proyek :

            - Pembuatan rencana proyek menggunakan output dari proses perencanaan lain, termasuk    perencanaan strategis, untuk membuat konsisten, dokumen yang jelas yang dapat digunakan         untuk memandu pelaksanaan proyek dan pengendalian proyek. Proses ini hampir selalu berulang   beberapa kali.

            - Pelaksanaan Rencana Proyek  melaksanakan rencana proyek dengan melakukan kegiatan yang      termasuk didalamnya.

            - Control Perubahan Terintegrasi - mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek. Proses ini        berinteraksi satu sama lain juga dengan proses di bidang pengetahuan lain.

5)      Ruang Lingkup Manajemen

a.       Lingkungan Luar (Eksternal) terdiri dari :

Lingkungan Umum, meliputi ekonomi, politik, hukum, sosio cultural (budaya), teknologi, dimensi internasional (seperti globalisasi dan paham ekonomi), dan kondisi lingkungan alam.

Lingkungan Khusus (Tugas), meliputi pemilik (stockholder), customer, klien, pemasok (suplier), pesaing, suplai tenaga kerja, badan pemerintah, lembaga keuangan, media, dan serikat pekerja.

b.      Lingkungan Dalam (Internal) terdiri dari :

·         Manusia (specialized dan manajerial personal).

·         Financial (sumber, alokasi, dan contol dana).

·         Fisik (gedung, kantor, dll).

·         Sistem dan Teknologi.

·         Sistem Nilai dan Budaya Organisasi.

6)      Manajemen Waktu

Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu.

Untuk mengatur waktu kita dapat menggunakan cara – cara berikut:

1.      Buatlah rencana harian.

2.      Diawali dengan menentukan prioritas:

a. Penting mendesak

b. Penting tidak mendesak

c.  Mendesak tidak penting

d. Tidak penting, tidak mendesak

3.      Batasi waktu setiap pekerjaan

4.      Gunakan kalender dan tulislah semua pekerjaan .

5.      Deadline.

6.      Belajar berkata tidak.

7.      Tentukan target lebih awal.

8.      Atur reminder sebelumnya.

9.      Fokus.

7)      Manajemen Biaya

Manajemen Biaya adalah sistem yang didesain untuk menyediakan informasi bagi manajemen untuk pengidentifikasian peluang-peluang penyempurnaan, perencanaan strategi, dan pembuatan keputusan operasional mengenai pengadaan dan penggunaan sumber-sumber yang diperlukan oleh organisasi. Sistem manajemen biaya terintegrasi menunjukkan adanya saling hubungan dengan elemen-elemen sistem lainnya yaitu : (1) sistem desain dan pengembangan, (2) sistem pembelian dan produksi, (3) sistem pelayanan konsumen, dan (4) sistem pemasaran dan distribusi.

8)      Manajemen Kualitas

Manajemen Kualitas adalah sekumpulan kegiatan manajerial  seperti merencanakan kualitas, mengorganisasi kualitas, mengkoordinasi kualitas, mengendalikan dan mengevaluasi kualitas yang dilakukan oleh setiap fungsi manajemen yang ada dalam organisasi untuk meningkatkan kinerja dalam artian kualitas kerja.

Proses Project Quality Management:

·         Project quality management memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Proses meliputi :

·         Quality planning : mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan bagaimana memuaskan mereka.

·         Quality assurance : secara berkala mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan untuk memastikan proyek ini akan memenuhi standar kualitas yang relevan.

·         Quality control: hasil pemantauan proyek tertentu untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar mutu yang relevan

9)      Manajemen Sumber Daya

            Human Resource Management ialah Bagian atau divisi dari pada organisasi yang bergerak untuk      SDM yang ada di organisasi tersebut. Manajemen sumber daya manusia adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh            individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai    tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

            Pentingnya Project Human Resource Management

            - Karena HRM merupakan divisi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi dalam mengorganize           fungsi dari pada manajemen.

            - Sebagai alat strategi yang sangat penting, yaitu, HRM membantu organisasi agar tetap         mempunyai keunggulan kompetitif.

            - Membantu untuk menguatkan. Maksudnya ialah Jika perform dari pada pelatihan pekerjaan          tinggi maka akan meng-upgrade cara kerja dari individual masing-masing dan juga organisasi      terkait.

10)  Manajemen Komunikasi

            Manajemen komunikasi adalah proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyaluntuk memberi      informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yangsama dan dikondisikan oleh konteks hubungan para para komunikator dan kontekssosialnya

            Komunikasi efektif adalah :

            1. Pemberi dan penerima pesan berpandangan sama.

            2. Pemberi dan penerima pesan dapat membuka percakapan selanjutnya.

            3. Pemberi dan penerima pesan saling mengerti dan memahami.

            4. Suasana saat berkomunikasi hangat dan akrab.

11)  Manajemen Resiko

Manajemen resiko adalah suatu sistem pengawasan risiko dan perlindungan harta benda, hak milik dan keuntungan badan usaha atau perorangan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya suatu risiko. Proses pengelolaan risiko yang mencakup identifikasi, evaluasi dan pengendalian risiko yang dapat mengancam kelangsungan usaha atau aktivitas perusahaan.

Klasifikasi Risiko

·         Risiko yang dapat diukur dan risiko yang tidak dapat diukur

·         Risiko financial dan risiko non financial

·         Risiko statis dan risiko dinamis

·         Risiko fundamental dan risiko khusus

·         Risiko murni dan risiko spekulatif

12)  Manajemen Pengadaan

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.

Tahapan Manajemen Pengadaan:

·         Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan

·         Perencanaan kontrak kerja sama

·         Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan

·         Perencanaan kontrak kerja sama

Pentingnya Outsource:

·         Untuk mereduksi biaya

·         Agar organisasi dapat tetap fokus pada bisnis utamanya

·         Mempermudah akses keterampilan dan teknologi

·         Memberikan fleksibilitas

·         Meningkatkan akuntabilitas

Types of Contracts

·         Fixed Price ( Lump-sum) contracts

·         Cost-reimbursable contracts (CPIF,CPFF,CPCC)

·         Time and material contracts

Statement of Work (SOW)

Adalah deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan dalam proses pengadaan. SOW yang baik memberikan kesempatan bagi penawar untuk memahami dengan baik apa harapan dari pembeli  (pelaku proyek), shg penawar dapat menilai apakah dirinya mampu memenuhi kebutuhan pembeli/tidak.

RFP & RFQ

·         Request for Proprosal

Dokumen yang digunakan untuk mencari/mendapatkan proposal dari supplier yang prospektif ( berbagai cara untuk melakukan pengadaan)

·         Request for Quote

Dokumen yang digunakan untuk mendapatkan penawaran dari supplier yang prospektif (ketetapan harga)

Administrasi Kontrak

Administrasi Kontrak dilakukan dalam rangka penjaminan  bahwa kinerja distributor(penjual ) akan memenuhi kebutuhan kontrak yang disepakati Kontrak adalah hubungan legal (formal) yang tertulis.

SUMBER

http://manajemenproyekindonesia.com/?p=20

http://alvian0612.blogspot.co.id/2011/11/project-human-resource-management.html

http://dhedecrow.blogspot.co.id/2011/11/pengertian-dan-jenis-resiko-dalam.html

http://ariqnikputra.blogspot.co.id/2016/10/penganalan-manajemen-proyek.html

http://yunusskug.blogspot.co.id/2016/10/manajemen-proyek-dan-resiko.html

http://adjinugroho48.blogspot.co.id/2016/10/grup-proses-manajemen-proyek.html

http://pradityaknowledge.blogspot.co.id/2016/10/manajemen-integrasi-proyek-mencakup.html

http://lightspears.blogspot.co.id/2016/10/tugas-manajemen-proyek-resiko.html

https://imammulhakimsite.wordpress.com/2016/10/15/manajemen-waktu/

http://danarilhamprimbodo.blogspot.co.id/2016/10/tugas-softskill-manajemen-proyek-dan.html

http://ihsans-13.blogspot.co.id/2016/10/manajemen-kualitas-soft-skill.html

http://dedenitaa.blogspot.co.id/2016/10/projecthuman-resource-management_15.html

http://hutasuhutjadoli.blogspot.co.id/2016/10/manajemen-komunikasi.html

http://antobourget.blogspot.co.id/2016/10/manejement-proyek-dan-resiko-materi.html

http://dianandikaputra001.blogspot.co.id/